Tiedostojen vienti Exceliin

Tiedoston vienti Exceliin

Laji.fi -portaalin havaintohaussa voit ladata hakutulokset tiedostoina. Tuotetut tiedostot ovat TSV (tab separated values) -muodossa. Näiden ohjeiden avulla voit tuoda TSV-tiedostot Exceliin. Erityisesti tässä neuvotaan, kuinka erikoismerkit, kuten  Ä, ф ja ♀, saadaan näkymään Excelissä oikein ja kuinka estää Exceliä muuttamasta lukuja päivämääriksi yms.

TIedostojen tuontiin on kaksi vaihtoehtoa: A) kopioimalla tekstieditorin kautta, tai B) Excelin import-toiminnolla.

Nämä ohjeet ovat englanninkieliselle Excel 2013/2016 -ohjelmalle. Muilla kielillä tai versioilla toiminta voi poiketa hiukan kuvatusta.

Katso myös dokumentaatio tiedostojen sisällöstä (englanniksi).

A) Tekstieditorilla

Tämä on nopein tapa tuoda havaintoja, jos niitä on enintään muutamia tuhansia.

1. Kun olet tehnyt tiedostolatauksen, lataa tiedostot omalle koneellesi.
2. Tiedostot ovat pakatussa muodossa (zip-tiedostona). Pura tiedostot haluamaasi kansioon.
3. Avaa Excel ja luo tyhjä tiedosto (Blank workbook).
4. Excelissä muunna solut tekstisoluiksi:
   1. Valitse kaikki solut klikkaamalla vasenta ylänurkkaa
   2. Klikkaa soluja hiiren oikealla napilla
   3. Valitse Format cells > Text > Ok
5. Avaa tiedosto jonka nimi alkaa ”rows_” käyttäen jotakin tekstieditoria joka tukee UTF-8 merkkikoodausta. Windows 10:ssä voit käyttää Notepadia, vanhemmpille Windowsille käytä esim ilmaista Notepad++ ohjelmaa.
6. Tekstieditorissa valitse kaikki data ja kopioi se leikepöydälle. (pikanäppäimillä Ctrl-A ja Ctrl-C)
7. Liitä data Exceliin (pikanäppäimillä Ctrl-V)

B) Excelin import-toiminnolla (Excel 2013/2016)

Tämä on suositeltava tapa tuoda havainnot, jos niitä on enemmän kuin muutama tuhat.

1. Kun olet tehnyt tiedostolatauksen, lataa tiedostot omalle koneellesi.
2. Tiedostot ovat pakatussa muodossa (zip-tiedostona). Pura tiedostot haluamaasi kansioon.
3. Avaa Excel ja luo tyhjä tiedosto (Blank workbook).
4. Valitse Data päävalikosta.
5. Valitse Get External Data ja From Text (katso kuva).
6. Valitse tiedosto jonka haluat tuoda ja klikkaa Import. Havainnot ovat tiedostossa, jonka nimi alkaa ”rows_”.
   1. (Jos tiedosto ei näy, valitse All files.)
7. Varmista, että Delimited on valittuna.
8. Valitse 65001: Unicode (UTF-8) kohtaan File Origin.
   1. (Näin erikoismerkit saadaan näkymään oikein.)
9. Paina Next.
10. Delimeters osiossa: Jos alkuperäisen tiedoston tiedostopääte on .tsv, varmista että ruksi on kohdassa Tab. (Jos tiedostopääte on .csv, laita ruksi kohtaan Comma.)
11. Paina Next ja siirry määrittelemään sarakkeiden tyyppi.
12. Valitse kaikki sarakkeet pitämällä shift-näppäintä pohjassa ja klikkaamalla jokaista ensimmäistä ja viimeistä sarakeotsikkoa (katso kuva).
13. Valitse tyypiksi Text.
    1. (Näin estetään Exceliä muuttamasta esim. koordinaatteja päivämääriksi.)
14. Paina Finish.

Excel 2010

Tämän ohjeen avulla voit siirtää csv-tiedoston suomenkieliseen Excel 2010 -ohjelmaan. (Päivitys: Jos tiedostopääte on .tsv, Pilkku sijasta erottimeksi tulee laittaa Tabulaattori)