Tällä sivulla on listattu suositeltuja käytänteitä ja näkökulmia Aineistopankin käyttöön.
Yksi yhteinen vai useampi erillinen aineisto
Monissa tapauksissa on riittävää perustaa organisaatiolle, esimerkiksi kunnalle tai yritykselle, yksi yhteinen aineisto (kokoelma), johon kaikki organisaation lajihavainnot tallennetaan. Tämä vähentää hallinnollista työtä sekä Lajitietokeskuksessa että organisaatiossa (metatietojen ylläpito, käyttäjien hallinnointi). Esimerkiksi eri projekteista tai lähteistä peräisin olevat aineistot voidaan erottaa toisistaan avainsanoja käyttämällä.
Aineiston julkaisuvastuu
Kunnissa teetetään tyypillisesti esim. luontoselvityksiä ja lajistokartoituksia konsulttiyrityksillä. Kunta ja konsulttifirma voivat keskenään sopia, onko vastuu lajihavaintojen tallentamisesta, julkaisemisesta ja ylläpidosta projektin päätyttyä kunnalla itsellään vai työn tehneellä konsulttiyrityksellä. Kumman vain on mahdollista ottaa Aineistopankki käyttöön ja julkaista havainnot sen kautta.
Ylläpitäjät ja käyttäjät
Etenkin suuremmassa organisaatiossa on hyvä jakaa vastuuta aineiston ylläpidosta useamman henkilön kesken. Aineiston perustamisvaiheessa nimetty vastuuhenkilö toimii aluksi ylläpitäjänä, ja voi myöntää käyttöoikeuksia muille organisaation työntekijöille. Lista ylläpitäjistä ja tavallisista käyttäjistä on tärkeä pitää ajan tasalla, jotta esimerkiksi vältytään tilanteilta, jossa kenelläkään organisaatiossa ei ole ajantasaisia käyttöoikeuksia.
Tallennus suoraan vai kopiona Aineistopankkiin
Omaa aineistoa perustettaessa on valittava, tallennetaanko aineisto suoraan Aineistopankkiin vai tallennetaanko siitä Aineistopankkiin kopio, jota ylläpidetään muualla. Massamuokkaukset eivät onnistu vielä suoraan Aineistopankissa ylläpidettävälle aineistolle, vaan muokkaukset tehdään tietue kerrallaan webbikäyttöliittymässä. Jos tallennettava aineisto on luonteltaan usein päivittyvä, ja sen ensisijaisena tallennuspaikkana on mahdollista käyttää muuta järjestelmää, suositellaan tallennusta kopiona Aineistopankkiin.
Tunnisteet kopiona Aineistopankkiin tallennettavassa aineistossa
Kopiona Aineistopankkiin tallennettaville havainnoille tarvitaan tunnisteet tallennustiedostossa. Taulukossa jokaisella havainnoilla (eli taulukon rivillä) tulee olla pysyvä yksilöllinen tunniste, jonka avulla myöhemmät dataan tehtävät päivitykset saadaan kirjattua oikein.
Tunniste kirjataan taulukkotiedoston sarakkeeseen, jonka otsikko on ”ID”. Tunniste voi olla esimerkiksi numero tai numeroiden ja kirjainten yhdistelmä.
Aineistopankkiin voi tallentaa myös viivamaisia ja aluemaisia havaintoja
Havainnon sijainti ilmoitetaan tyypillisesti pistemäisenä, mutta Aineistopankkiin on mahdollista tallentaa myös viivamaisten ja aluemaisten havaintojen koordinaatteja taulukkomuodossa. Paikkatietomuotoisten tiedostojen tallennus ei ole vielä toistaiseksi mahdollista.
